Jak sprawdzić stan zatrudnienia w firmie do PPK?

O tym, kiedy PPK powinno zostać wdrożone, decyduje zazwyczaj sytuacja zatrudnienia. Ustawa ustanawia własną definicję pracownika. Jak określić wielkość podmiotu zatrudniającego, obliczając status zatrudnienia?

• Czy wiesz, że właściwe określenie statusu zatrudnienia w firmie ma kluczowe znaczenie we wdrażaniu PPK?
• Czy pracownicy młodociani są uwzględniani przy obliczaniu stanu zatrudnienia? Dowiedz się tego.
• Przeczytaj, czy uwzględniać osoby na urlopie macierzyńskim.

PPK, co to jest tak w ogóle? Terminy sprawdzania stanu zatrudnienia

Pracownicze Plany Kapitałowe (znane również jako PPK) to popularny, dobrowolny, prywatny program systematycznego oszczędzania mający na celu zaspokojenie potrzeb finansowych osób dorosłych powyżej 60 roku życia. Pracownik, który jest automatycznie zgłaszany do PPK lub który o to wnioskuje, dokonuje wpłat na omawiany program zgodnie z warunkami prawa. Zarówno pracodawca, jak i państwo są odpowiedzialni za dokonywanie wpłat na rzecz PPK pracownika. Zanim jednak pracownik będzie mógł uczestniczyć w programie oszczędnościowym, jego pracodawca musi zweryfikować obecny status pracownika w firmie w celu ustalenia daty wejścia pracownika do PPK.

Konieczność wdrożenia PPK dotyczy firm, w których zatrudnieni są pracownicy i inne obowiązkowe osoby wpisane do ubezpieczenia emerytalnego w ZUS, zgodnie z warunkami ustawy o PPK.

Dla wszystkich przedsiębiorców obowiązkowe terminy wdrożenia ustawy o PPK są różne. Rozdzielenie terminów wdrożenia PPK w przedsiębiorstwach miało ułatwić właścicielom firm zaplanowanie tego wieloetapowego procesu. O terminie, w którym pracodawca powinien wdrożyć PPK w swojej organizacji, decyduje liczba pracowników. W rezultacie jedną z najważniejszych kwestii, które należy rozwiązać przed wykonaniem programu, jest określenie stanu zatrudnienia.

Zgodnie z ustawą o PPK każdej grupie przedsiębiorców przypisany jest określony dzień, w którym ma zmierzyć liczbę swoich pracowników:

• Liczba pracowników na 31 grudnia 2018 r. została określona przez największe firmy, które przystąpiła do PPK 1 lipca 2019 r.
• Średnie przedsiębiorstwa (zatrudniają od 50 do 249 pracowników) powinny potwierdzić wielkość swojej siły roboczej na 30 czerwca 2019 r.
• Małe firmy (zatrudniają od 20 do 49 pracowników) powinny zgłaszać zatrudnienie na 31 grudnia 2019 r.

Pozostałe przedsiębiorstwa i jednostki finansów publicznych (niezależnie od wysokości zatrudnienia) przystępują do PPK w jednym terminie – 1 stycznia 2021 r.

Jak liczyć stan zatrudnienia do PPK? Kto jest osobą zatrudnioną?

Jak wynika z powyższego, podstawową kwestią jest to, że liczba zatrudnionych osób jest określana przez pracodawców.

Pracownika definiuje art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK. Użyte w ustawie określenia oznaczają jako osoby zatrudnione:

• Pracowników objętych art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495), z wyjątkiem pracowników na urlopie górniczym oraz urlopie dla pracowników zakładu mechanicznej przeróbki węgla objętych art. 11b ustawy z dnia 7 września 2007 r. o prowadzeniu wydobycia węgla kamiennego (Dz. U. z 2019 r., poz. 1821) oraz nieletnich objętych art. 190 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;
• Rozporządzenia wykonawcze wydane na podstawie art. 303 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; osoby fizyczne wykonujące prace domowe, które osiągnęły wiek 18 lat;
• Członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub kółek rolniczych w rozumieniu art. 138 i 180 ustawy z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2020 r. poz. 275, 568, 695, 875); członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych w rozumieniu art. 138 i 180 ustawy z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2020 r. poz. 275, 568, 695, oraz
• Osoby fizyczne, które nie skończyły 18 roku życia, które wykonują pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zastosowanie mają przepisy pełnomocnictwowe art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;
• Członkowie rad nadzorczych otrzymują wynagrodzenie za swoje usługi;
• Osoby przebywające na urlopie rodzicielskim lub otrzymujące zasiłek macierzyński lub zasiłek macierzyński, o których mowa w lit. a)–d)
• Uprawnionych do obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego i rentowego w niektórych tytułach w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. art. 266, 321, 568, 695, 875)”.

PPK, jak liczyć stan zatrudnienia? Poszczególne przypadki

Wydaje się, że kwestia zatrudnienia w przedsiębiorstwach nie powinna być źródłem niepokoju. Jednak zgodnie z ustawą o PPK przy ocenie statusu zatrudnienia uwzględniamy wyłącznie pracowników, którzy pasują do definicji osoby zatrudnionej (art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK). Chociaż sprawa jest oczywista w przypadku firm zatrudniających 500 pracowników lub więcej, może pojawić się niepewność, czy włączenie lub wykluczenie kilku, lub kilkunastu osób na urlopie, lub urlopie rodzicielskim może zmienić datę rozpoczęcia programu.

• Tylko pełnoletnie pracownicy są uprawnieni do zapisania się na ppk.
• Pracownicy do 55 roku życia, a także ci, którzy przekroczyli już tę granicę wieku, zostaną uwzględnieni w statusie zatrudnienia PPK. Fakt, że osoby powyżej 55 roku życia nie są automatycznie objęte obowiązkiem PPK, nie ma wpływu na sposób ustalania przez przedsiębiorcę statusu zatrudnienia.
• Ważne jest również, aby nie włączać osób, które pracują z określonym przedsiębiorcą pod wieloma tytułami ubezpieczeniowymi dwa razy w stanie zatrudnienia.
• Do udziału w tym programie uprawnione są wyłącznie osoby dorosłe, zgodnie z ustawą o PPK. W związku z tym pracownicy młodociani nie powinni być uwzględniani przy określaniu statusu zatrudnienia przedsiębiorstwa. Sytuacja, w której nieletni staje się dorosły podczas szkolenia zawodowego, jest wyjątkiem; w takim przypadku powinien on być brany pod uwagę przy ocenie statusu zatrudnienia.
• Osoby przebywające na urlopie macierzyńskim, otrzymujące zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, przebywające na urlopie rodzicielskim oraz pracownicy przebywający na zwolnieniu chorobowym powinni być uwzględniane przy potwierdzaniu statusu zatrudnienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• W przypadku osób na urlopie bezpłatnym Ministerstwo Finansów wydało zalecenie zaliczenia ich do stanu zatrudnienia, jeżeli uzyskały one jakikolwiek dochód ze stosunku pracy w miesiącu, w którym upływa termin weryfikacji zatrudnienia, a dochód ten służy do obliczania składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe.
• Co z osobami, które na zasadach ww. ustawy o PPK są zatrudnione na podstawie dwóch umów spełniających kryteria określone w definicji osoby zatrudnionej, np. są pracownikami kancelarii i członkami rady nadzorczej, którzy otrzymują wynagrodzenie za swoją pracę? Tylko raz taka osoba powinna być wymieniona na liście personelu.
• Wszyscy pracownicy najemni objęci ubezpieczeniem społecznym i zobowiązaniami emerytalnymi objęci są stanem zatrudnienia do PPK zgodnie z warunkami ww. ustawy. Ważne jest, aby pamiętać, że mówimy o osobach, które są zobowiązane do noszenia wyżej wymienionego ubezpieczenia, a nie o osobach, które decydują się to zrobić.

Obowiązki związane z instalacją PPK w przedsiębiorstwach są rozległe, a przedsiębiorcy muszą być świadomi zasad. Prawidłowe określenie statusu zatrudnienia w firmie ma kluczowe znaczenie we wdrażaniu PPK, dlatego ważne jest zapoznanie się z założeniami programu do prawidłowego rozliczania pracowników.